Organiser un évènement associatif à l’UCP

Voici les éléments qui vous permettront d’organiser un évènement associatif à l’université avec le service vie associative

Avez-vous penser à votre assurance ? lisez l’article consacré à ce sujet

Le service de la vie associative vie.associative@ml.u-cergy.fr doit être informé rapidement de votre projet pour en étudier les particularités éventuelles et déterminer par exemple si l’évènement doit être autorisé dans sa proposition initiale ou bien sous une forme plus adaptée et vérifier si les locaux et le matériel sont disponibles

 1 Préparation de l’évènement

• Téléchargez et complétez la fiche ci-dessous intitulée "Préparation d’un évènement" qui concerne par exemples les préventes, soirées, tenues d’un stand, expositions.
• Indiquez les détails : objet de la manifestation, date(s), horaire(s), Lieu(x), matériel nécessaire.
• Indiquez les coordonnées des responsables et des personnes organisatrices : cela est très important en cas de demandes d’informations complémentaires de notre part.
• Retournez cette fiche complète à la vie associative qui se charge d’étudier si nécessaire la faisabilité du projet avec le service de la logistique ou autres responsables de l’université.

 2 La fiche technique finale

Les éléments fournis permettent d’établir une fiche technique .
La fiche technique correspond à la description définitive de l’évènement et l’association s’engage à respecter les éléments décrits dans cette fiche.
A titre indicatif les frais de gardiennage (présence de personnel assurant la sécurisation des locaux) est de 15 € ht/H par agent.

 3 Le suivi de l’évènement

L’évènement est annoncé par courrier électronique à toutes les personnes concernées :

• aux responsables administratifs ou d’UFR,
• aux responsables logistiques de site,
• au chef du service communication,
• aux responsables des questions de sécurité.

Fiche technique évènement associatif

Soirées étudiantes et sécurité routière Consulter le cahier des charges relatifs à l’organisation de soirées étudiantes au sein de l’université. Ce document s’applique notamment au Hall des chênes 2 et de Saint martin 1. cahier des charges manifestations La charte des associations étudiantes de l’université de Cergy-Pontoise précise que l’affichage concernant les soirées étudiantes ne sera autorisé qu’à condition que l’organisation prévoit le retour des participants.  lire la charte des associations étudiantes de l’université de Cergy-Pontoise La LMDE (la mutuelles des étudiants) peut vous proposer un partenariat pour votre soirée sur les thèmes de la préventions SIDA et de la sécurité routière.  Contact yclaquin@lmde.com