Charte des associations étudiantes de l’université de Cergy - Pontoise

La charte des associations étudiantes de l’université de Cergy- Pontoise contribue au développement de la vie associative. Les règles de bonne conduite sont édictées dans l’intérêt général. La charte précise les principes et les procédures qui permettent
  l’exercice éclairé de la responsabilité et de la citoyenneté
  la gestion cohérente des projets et des activités.

Principes généraux de la vie associative

Les associations étudiantes exercent leurs activités dans des conditions
  qui ne portent pas atteinte aux activités d’enseignement et de recherche
  qui ne troublent pas l’ordre public.
Aucune activité qui dérogerait aux principes démocratiques ou d’indépendance à l’égard des idéologies sectaires ne sera tolérée.
Les activités commerciales ne peuvent se dérouler qu’avec l’autorisation du président de l’université de Cergy- Pontoise après avis du comité de pilotage
Les activités contraires au respect des lois sur l’informatique sont interdites.
Le respect des règlements de l’université s’impose à tous.

Création d’une association étudiante

Les étudiants de l’université de Cergy - Pontoise qui souhaitent créer une association sont invités à consulter préalablement les informations présentées à leur intention sur le site Internet de l’université à la rubrique « vie associative et citoyenne ».
Le service vie associative, au sein de la division de la vie de l’étudiant, est chargé, concernant la création d’une association
  de l’accueil, de l’accompagnement et de l’information complémentaire des étudiants
  d’instruire les demandes d’autorisation de domiciliation
  de vérifier que le président de l’association est étudiant à l’université de Cergy-Pontoise
Projet d’association, domiciliation
Le projet de statuts ou les statuts accompagnés de la présente charte doivent être remis signés au service « Vie Associative ».
Après signature par le président de l’université de l’autorisation de domiciliation, les projets de statuts seront déposés par les étudiants à la préfecture avec une demande de publication au journal officiel. Une association existante peut, sur décision du président de l’université, obtenir une autorisation de domiciliation à l’université de Cergy-Pontoise sous réserve que le président de l’association soit étudiant à l’université de Cergy-Pontoise, et de la présentation d’un justificatif d’assurance couvrant les activités de l’association et les risques de sinistres.
Il est conseillé aux associations de souscrire à une assurance contre le vol des matériels entreposés dans leur local.
Documents obligatoires
Le président de l’association doit remettre en original au service « Vie Associative »
 le récépissé délivré par la préfecture ( précisant le nom du président)
  un exemplaire des statuts définitifs et originaux portant le timbre de la préfecture, pour contrôle, copie et archivage.
  Actualisation des informations
L’association s’engage à informer le service « Vie Associative »
  des changements dans l’administration ou la direction de l’association
  des changements prévus de l’objet de l’association et de ses statuts
  de la dissolution éventuelle de l’association.
Considérant
 que tous les étudiants peuvent bénéficier d’une adresse électronique à l’université
 que des postes informatiques sont mis à la disposition de certaines associations
  que des postes informatiques en accès réglementé sont mis à la disposition des étudiants, Le président de l’association fournira une adresse électronique qu’il s ’engage à consulter régulièrement.

Activités associatives au sein de l’université

Autorisation des évènements associatifs et gestion prévisionnelle
La direction de l’université exerce un contrôle préalable des évènements associatifs prévus à l’université.
L’autorisation des activités est instruite par le service « Vie Associative » chargé
  d’établir les fiches techniques qui finalisent le contrat d’événement
  de la publication de la fiche technique sur le site Intranet de l’université
  de la diffusion du lien correspondant vers les services concernés.
Le service « Vie Associative » met à disposition des associations sur le site Internet les outils appropriés pour rationaliser et faciliter les demandes. La bonne gestion prévisionnelle des événements nécessite un travail coordonné de différents services de l’université, c’est pourquoi une perspective à 15 jours franc est nécessaire à la bonne instruction des projets d’activités, ce délai n’inclut donc pas les vacances universitaires.

Mise à disposition des locaux, des espaces et du matériel

Les locaux sont mis à la disposition des associations à titre précaire et révocable. La mise à disposition d’un local est subordonnée aux nécessités de service.
L’université se réserve le droit de reprendre un local,
  pour tout motif d’intérêt général
  en cas de non respect des statuts ou du règlement intérieur de la MDE
 en cas d’urgence (carence des associations, menace à l’hygiène et à la sécurité, mise en danger des personnes)
 en cas de refus par l’association de justifier d’une assurance couvrant les risques de sinistres.
  après mise en demeure en cas de refus de régler des factures qui lui sont présentées par l’université
  en cas de dissolution de l’association
Un espace de réunion ou du matériel peuvent être mis à disposition de l’association qui en présente une demande écrite engageant sa responsabilité financière en cas de dégradation.
Des frais de gardiennage et de sécurité sont à la charge de l’association pour certains évènements nécessitant un dispositif particulier. Le devis établi à titre indicatif fait l’objet, autant que de besoin, d’une facturation majorée correspondante, en cas de non respect de la fiche technique.
le service « Vie Associative » est chargé,
  d’instruire les demandes et de mettre à disposition des associations tout document utile sur le site Internet de l’université
  d’initier le dialogue nécessaire et préalable avec le président de l’association en cas d’annulation ou de limitation des droits.
Les ventes exceptionnelles
La vente de produits sur l’initiative des associations peut être autorisée pourvue qu’elle revête un caractère exceptionnel. Une demande d’autorisation préalable devra être déposée auprès du service « Vie Associative » chargé d’en réguler la fréquence.
Conditions particulières imposées pour les soirées étudiantes
Compte tenu des actions de prévention routière et des actions de sensibilisation aux conduites addictives, une soirée étudiante peut faire l’objet d’une autorisation d’affichage ou de réservation par avance à condition qu’une organisation des retours soit prévue et avérée.
Le service « Vie Associative » est chargé de veiller au respect de ces règles et de proposer sur le site Internet de l’université tout lien utile vers des partenaires qualifiés existants.
Affichage et tracts
Le président de l’association est responsable de l’affichage et de la distribution des tracts de son association.
Les affiches et les documents distribués doivent être directement liés à l’objet de l’association et porter son sigle Le droit d’affichage est strictement limité
  aux panneaux prévus à cet effet
  à une affiche au format A2 (environ 42X60) par panneau pour une durée maximale de 20 jours avant l’événement annoncé.

Exceptionnellement une période d’affichage plus longue peut être accordée sous réserve d’en présenter préalablement la demande motivée
A l’issue de la campagne d’information l’association est tenue de retirer ses affiches.
Le service « Vie Associative » est chargé
  de veiller au respect des règles d’affichage et de distribution de documents par les associations
  d’organiser des espaces réservés.

Financement des associations

Règles du FSDIE
Le projet d’une association étudiante de l’université peut être financé sous certaines conditions par le fonds de soutien aux initiatives étudiantes (FSDIE).
Les informations utiles sont mises à jour sur le site Internet de l’université.
La pertinence du projet et son financement éventuel sont évalués une commission composée de représentants de l’université et de représentants étudiants
Règles du FSIU
La communauté d’agglomération de Cergy -Pontoise détermine chaque année un fonds destiné à soutenir les initiatives universitaires.
Les informations utiles sont mises à jour sur le site Internet de l’université.
La pertinence du projet et son financement éventuel sont évalués par un comité composé de représentants de la communauté d’agglomération, de représentants de l’université et de représentants étudiants.
Règles communes au FSDIE et au FSIU
L’association est régulièrement constituée et à jour de son obligation de transmission d’informations actualisées Le président de l’association présente un document complet dont le modèle type est téléchargeable sur le site Internet de l’université. Des compléments d’informations nécessaires à l’appréciation du projet peuvent être réclamés, notamment sur la situation financière de l’association.
Aucune subvention ne peut être accordée sans l’engagement du président de l’association de rendre compte de la réalisation du projet et de l’utilisation de la subvention.
Le service « Vie Associative » est chargé
  de la présentation actualisée des règlements et des procédures sur le site Internet de l’université
  de l’instruction des dossiers
  de veiller à l’établissement par les associations des comptes rendus du projet
  de proposer aux dirigeants associatifs des sessions d’information sur leurs responsabilités.
Les associations peuvent percevoir des subventions de divers organismes publics ou privés

Evaluation de la vie associative

Pour comprendre la vie étudiante, pour contribuer à l’amélioration et au développement cohérent de la vie associative, l’Observatoire de la Vie Etudiante peut solliciter les présidents d’association pour un entretien ou un questionnaire respectant si nécessaire l’anonymat et la confidentialité.
Le service « Vie Associative » est associé à ces études si cela est nécessaire.