Statuts du service commun de la documentation

Article 1

L’université de Cergy-Pontoise crée un service commun de la documentation dont le présent texte a pour objet de fixer des statuts.

Ce service fonctionne suivant les modalités définies par le décret n°85-694 du 4 juillet 1985 concernant les services de la documentation, et par l’arrêté ministériel du même jour concernant les modalités de fonctionnement de leurs conseils, modifiés par le décret n°91-320 du 27 mars 1991.

Article 2

Le service commun de la documentation a pour fonctions de :

1. mettre en œuvre la politique documentaire de l’université, coordonner les moyens correspondants et évaluer   les services offerts aux usagers.
2. acquérir, gérer et communiquer les documents de toutes sortes qui appartiennent à l’université ou qui sont à  sa disposition, et en assurer la conservation.
3. participer, à l’intention des utilisateurs, à la recherche sur ces documents, à la production de l’information, à sa diffusion, ainsi qu’aux activités d’animation.
4. favoriser toute initiative dans le domaine de la formation initiale et continue et de la recherche.
5. coopérer avec les bibliothèques qui concourent aux mêmes objectifs, quels que soient leurs statuts, notamment par la participation à des catalogues collectifs.
6. former les utilisateurs à un emploi aussi large que possible des techniques nouvelles d’accès à l’information scientifique et technique.

Ce service commun assume des missions d’orientation, d’étude, de recherche et d’enseignement bibliographique et documentaire.

Il prend en charge la formation initiale et continue des personnels des bibliothèques. Il contribue à atteindre les objectifs fixés sur les plans régional et national en matière de documentation et de recherche.

Enfin, ce service commun peut poursuivre d’autres missions que celles mentionnées dans le présent article, en fonction de l’évolution des besoins.

Article 3

Le service commun de la documentation est ouvert aux usagers et aux personnels de l’université. Il est également ouvert à d’autres utilisateurs, dans des conditions précisées par le directeur de la bibliothèque.

Article 4

L’ensemble des organismes intégrés dans le service commun de la documentation est désigné sous le nom de bibliothèque de l’université

Toutes les bibliothèques et tous les centres de documentation fonctionnant dans l’université participent à ce service commun.

Chaque conseil d’unité de formation et de recherche ou d’institut choisit, pour une durée de quatre ans, un enseignant-chercheur ; un enseignant ou un chercheur qui est l’interlocuteur du service commun de la documentation.

Article 5

Le service commun de la documentation est placé sous l’autorité du président de l’université.

Ce service commun est administré par un conseil de la documentation. Il est dirigé par un directeur nommé par le Ministre chargé des universités, après avis du président de l’université.

Article 6

Le conseil de la documentation comprend trente et un membres, répartis comme suit :

• le Président de l’université, qui le préside.
• un enseignant ou un enseignant-chercheur, désigné par le Président, parmi les membres du bureau de l’université, comme vice-président du conseil de la documentation.
• quatre personnalités extérieures désignées par le président de l’université, sur proposition des autres membres du conseil de la documentation.
• six usagers élus par le conseil d’administration de l’université, parmi les membres des trois conseils de l’université.
• dix enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs élus par le conseil d’administration de l’université parmi les membres des trois conseils de l’université, ainsi que les interlocuteurs de ce service commun, choisis par les composantes de l’université.
• quatre représentants du personnel scientifique de la bibliothèque et des personnels assimilés de catégorie A, définis par l’arrêté ministériel sus-visé et en fonction dans la bibliothèque de l’université.
• cinq représentants des autres personnels de la bibliothèque.

Le directeur du service commun participe avec voix consultative au conseil de la documentation, auquel il n’est pas éligible. Le directeur prépare les délibérations du conseil, dont il est rapporteur général. Il en désigne le secrétaire.

Participent aussi avec voix consultative au conseil de la documentation :

• les responsables des différents sites de la bibliothèque, s’ils ne figurent pas parmi les membres élus.
• les enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs, choisis par les conseils d’U.F.R., interlocuteurs du service commun, s’ils ne figurent pas parmi les membres désignés par le conseil d’administration.
• Le secrétaire général et l’agent comptable de l’université, ainsi que les membres du bureau.

Article 7

Les membres élus du conseil de la documentation exercent un mandat de quatre ans, sauf les représentants des usagers, dont le mandat est de deux ans.

Les élections ont lieu suivant les modalités définies par l’arrêté ministériel susvisé. En ce qui concerne les représentants des personnels de la bibliothèque, deux listes électorales distinctes sont établies, l’une pour le personnel scientifique et les assimilés, la seconde pour tous les autres personnels. Sont électeurs tous les personnels définis par l’arrêté ministériel du 4 juillet 1985, sous réserve qu’ils ne soient pas en disponibilité, en congé de longue durée, ou en congé postnatal. Tous sont éligibles, à l’exception du directeur du service commun.

Les élections ont lieu au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle et au plus fort reste. Les listes incomplètes sont admises, ainsi que le panachage.

Article 8

Le conseil de la documentation se réunit au moins deux fois par an. Il est convoqué par le Président de l’université, soit de sa propre initiative, soit de droit à la demande du tiers des membres du conseil. Il est présidé par le Président de l’université ou éventuellement par l’enseignant ou enseignant-chercheur désigné par celui-ci comme vice-président.

Le quorum nécessaire est fixé à la moitié des membres, présents ou représentés. S’il n’est pas atteint, le Président choisit une nouvelle date de réunion, qui a lieu au moins six jours après la précédente, et aucune condition de quorum n’est alors exigée.

Chacun des membres présents ne peut disposer que de deux procurations. La représentation par une personne extérieure au conseil n’est pas admise. Les décisions sont acquises à la majorité simple des suffrages exprimés.

Article 9

Le conseil de la documentation fixe les principes généraux relatifs aux structures et aux règles de fonctionnement de la bibliothèque et notamment à la constitution de commission scientifique consultative. Il délibère sur le budget de la bibliothèque, présenté par le directeur du service commun de la documentation.

Le conseil de la documentation est tenu informé des crédits documentaires de l’ensemble des bibliothèques ou centres de documentation de l’université, ainsi que des travaux des commissions scientifiques consultatives de la documentation.

Le conseil de la documentation examine les projets de conventions avec des organismes extérieurs, relatives à la documentation. Il délibère sur l’ensemble des problèmes documentaires et élabore des propositions en ce qui concerne la politique documentaire de l’université et la participation de l’université à une politique documentaire régionale.

Article 10

Le directeur du service commun de la documentation prépare le budget du service.

Il assure la gestion du service. Il organise les relations documentaires tant en interne avec les partenaires extérieurs de l’université et prépare en tant que de besoin les dossiers concernant l’université pour les diverses instances ayant à traiter de problèmes documentaires.

Le directeur du service commun est consulté et peut être entendu, sur sa demande, par les instances délibérantes et consultatives de l’établissement sur toute question concernant la documentation.

Article 11

Les activités du service commun sont réparties entre des sections documentaires et une division des affaires générales.

Le responsable de chaque section documentaire est nommé conformément à l’article 11 du décret du 4 juillet 1985. Il est chargé des acquisitions, de l’organisation et de la gestion des documents et des moyens d’accès à l’information de la section. Il a autorité sur le personnel des bibliothèques de chaque section, dont il organise et évalue le travail. Ces activités doivent être exercées en accord avec les instructions reçues du directeur. En outre, il participe à titre consultatif, s’il n’est pas élu, au conseil de la documentation.

Article 12

Les personnels recrutés dans tous les corps des bibliothèques ont vocation à mettre en œuvre la politique documentaire dans l’ensemble des bibliothèques de l’université.

A cet effet, ils sont affectés au service commun de la documentation. D’autres personnels peuvent être affectés à ce service, en particulier des personnels administratifs.

Article 13

Le service commun reçoit des subventions de fonctionnement et d’équipement. Une part des droits annuels de scolarités est affectée d’office à son budget propre.

Il peut bénéficier de toute autre ressource allouée par l’université ou par des personnes publiques ou privées.

Article 14

Ces statuts pourront être complétés par un règlement intérieur, qui sera adopté, et éventuellement modifié par le conseil à la majorité absolue de ses membres.

Les statuts du service commun de la documentation pourront être modifiés par le conseil à la majorité des deux tiers de ses membres.

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